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Durchstarter Ausgabe 05/2014

18. Mai 2014

Schon wieder sind vier Wochen um und es wird Zeit für den nächsten Durchstarter. Das Reflektieren und Überlegen, wie ich die Erlebnisse zusammenfassen und beschreiben kann, bedeutet zwar einiges an Zeitaufwand, gleichzeitig gibt es mir auch die Chance, die Fortschritte zu erkennen und zu verinnerlichen.

Mit großer Freude am Schreiben habe ich für den heutigen Durchstarter folgende Themen ausgesucht:

Lerneffekte
Umgang mit Datenschutzanfragen
Einladung zum 2. Startklar-Stammtisch 2014

Weitere Erfolge seit dem letzten Durchstarter habe ich ganz am Ende dieser Ausgabe aufgelistet.

Das nebenstehende Foto zeigt übrigens die Blütenpracht direkt vor unserer Haustüre am heutigen Nachmittag. Der Margeritenbusch ist dank des milden Winters zum ersten Mal mehrjährig! Zur Zeit geniesse ich - meist direkt vom Schreibtisch aus - den Anblick der Blüten unserer Gartenpflanzen und freue mich über die kleinen Auszeiten, die mir dadurch beschert werden.

Und jetzt wünsche ich viel Spaß beim Lesen!

Rose Müller

Lerneffekte

So allmählich zeigt mein Coaching in verschiedenen Bereichen Wirkung. Heute möchte ich über meine Fortschritte - Lerneffekte - im Bereich Kommunikation berichten. Persönliche Gespräche zu allen möglichen Themen fallen mir mittlerweile schon ziemlich leicht. Wenn ich angerufen werde, sind die Gespräche auch meistens erfolgreich. Schwerer tue ich mich, wenn ich Menschen anrufen soll, die ich nicht oder nicht gut kenne. Und auch hierfür weiß mein Coach eine Übung: "Stellen Sie sich vor, wie Sie den Hörer in die Hand nehmen und freuen Sie sich auf das Gespräch. Überlegen Sie, wie Sie das Gespräch haben wollen und was das Ergebnis sein soll. Seien Sie dankbar dafür, dass Ihr Gesprächspartner Ihnen die Chance gibt, für ihn etwas zu tun und gleichzeitig selbst etwas zu lernen!".

Durch diese zunächst mentale Übung habe ich in den letzten zwei Wochen drei Telefonate erfolgreich geführt, die ich vor ein paar Wochen wahrscheinlich noch per Email abgewickelt hätte.

Telefonat 1:
Ich hatte mich schon Mitte März zu einer Schulung angemeldet, aber nichts mehr gehört - weder eine Bestätigung noch eine Rechnung noch eine Absage. Eine Woche vor dem geplanten Schulungstermin ist mir das aufgefallen und ich habe mich zunächst per Email an die Schulungsfirma gewendet. Keine zwei Stunden später hat mir der Chef der Firma auf dem AB hinterlassen, dass ich ihn doch bitte am nächsten Morgen zurückrufen soll. So machte ich die Übung und griff mutig zum Hörer! Und das Gespräch war einfach klasse. Er hat sich zunächst entschuldigt, dass sie sich noch nicht gemeldet haben, aber es seien zu wenige Anmeldungen, so dass sie die Schulung leider absagen bzw. verschieben müssten. Ob ich denn weiterhin interessiert sei und wann ich im nächsten Quartal Zeit hätte, fragte er mich auch noch!

Telefonat 2:
Ein Kooperationspartner hat mir Freitag Nachmittags einen Auftrag bei einem seiner Kunden in Aussicht gestellt. Allerdings müsste ich ihm "sofort" am Montag anrufen, weil der Kundenansprechpartner bereits zwei Tage später für vier Wochen in Urlaub gehe. Außerdem hätte der Kunde bereits ein Angebot von einem anderen "Lieferanten" vorliegen und möchte direkt nach seinem Urlaub eine Entscheidung treffen.
Ich machte also wieder meine Übung und rief am Montag den potentiellen Kunden an. Gleich beim ersten Versuch hatte ich ihn am Telefon und konnte ganz munter fast eine Viertelstunde mit ihm plaudern. Bereitwillig erzählte er mir Details aus dem anderen Angebot, so dass ich wirklich sehr gute Chancen mit meinem eigenen Angebot haben werde. Nächste Woche geht das Angebot raus und ich freue mich schon auf das Telefonat nach seinem Urlaub!

Telefonat 3:
Über den deutschen Minigolfsport Verband habe ich vor knapp einem Jahr die Chance bekommen, die neue Datenschutzplattform des DOSB (Deutscher Olympischer Sportbund) ein Jahr lang kostenfrei zu testen. Ich habe mir von der Nutzung einige Ideen für mein eigenes "sportliches" Datenschutz-Projekt versprochen. Als ich in den letzten Tagen zur Vermeidung von Folgekosten die Nutzung gekündigt habe, bat mich der Zuständige um ein Telefongespräch bzgl. der Gründe der Kündigung. Kann ich "kleines Licht" wirklich dem "großen DOSB" die wahren Gründe für die Nutzung und die jetzige Kündigung nennen?

Wir hatten uns per Email auf einen Telefontermin vereinbart und ich wollte mich eigentlich anrufen lassen. Am Morgen des geplanten Telefonats habe ich mich dann aber umentschlossen und selbst angerufen. Und diesmal war das Gespräch sogar noch erfolgreicher als ich es mir vorgestellt hatte. Der DOSB-Mitarbeiter war sehr interessiert an meinen Hinweisen zur Nutzung der Plattform und so fand ich sogar den Mut, ihm von meinem eigenen Projekt zu berichten. Und wider Erwarten darf ich ihm sogar Unterlagen zu meinem Projekt schicken und er wird eine mögliche Zusammenarbeit prüfen!

So kann's weitergehen!

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Umgang mit Datenschutzanfragen

Ein Thema, für das ich mit meinen Datenschutzkunden Regelungen erarbeite, ist der geordnete Umgang mit Datenschutzanfragen. Es gilt bereits vor der ersten Anfrage, einige Punkte klar zu definieren:

Wer darf überhaupt Anfragen stellen?
Wie kann sichergestellt werden, dass der Anfragende berechtigt ist, eine Anfrage zu stellen?
Welche Informationen müssen dem Anfragenden übermittelt werden und welche darf man "für sich behalten"?
An wen werden die Anfragen zur Bearbeitung weitergeleitet?
Wer ist für die Beantwortung zuständig?
In welchem Zeitraum muss eine Anfrage bearbeitet sein?

Und der aus meiner Sicht fast wichtigste Punkt ist, alle Mitarbeiter über diese Regelungen zu informieren und dafür zu sorgen, dass sie sich im Falle einer Anfrage daran erinnern!

Soweit die Theorie und für alle meine Kunden sind diese Fragen individuell beantwortet. Wenn ein Datenschutzbeauftragter vorhanden ist, ist es seine Aufgabe, solche Anfragen zu bearbeiten und dem Betroffenen zu antworten. Den Begriff "Betroffener" möchte ich an dieser Stelle gerne kurz erläutern:
Ein Betroffener ist eine natürliche Person, deren personenbezogene Daten (=Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse) erhoben und gespeichert werden.

Und wie sieht es in der Praxis aus? So richtig viele Anfragen hatte ich zwar noch nicht zu beantworten, aber in den bisherigen Fällen war es für mich meist relativ leicht und die Antworten schnell klar.
Vor knapp vier Wochen hatte ich allerdings nicht nur eine Anfrage, sondern eine echte Beschwerde zu beantworten. Der Betroffene war nicht damit zufrieden, wie mein Kunde mit seinen Daten in einer bestimmten Aktion umgegangen ist und bat um sofortige Abstellung des gewählten Verfahrens. Da diese Aktion von meinem Kunden nicht nur einmal, sondern immer wieder durchgeführt wird, gab es theoretisch noch einige andere Betroffene, die sich genauso beschweren hätten können. Deshalb warf mich diese Beschwerde "mental" zunächst einmal fast um. Hatte ich meinen Job als Datenschutzbeauftragte gegenüber meinem Kunden nicht sorgfältig genug gemacht? Weitere ähnliche Gedanken gingen mir durch den Kopf und hemmten mich zunächst in meinem Handeln. Und dann erinnerte ich mich an mein Coaching:

Realität annehmen: Beschwerde ist da und das Verfahren des Kunden ist nicht optimal
Gegenüber (in diesem Fall der Betroffene) nicht be- oder gar verurteilen, sondern dankbar dafür sein, dass er uns auf diesen Missstand aufmerksam gemacht hat!
Wie kann die Lösung für das real vorhandene Problem aussehen?

Zunächst mal habe ich mich also darüber gefreut, dass sich der Betroffene gemeldet hat, denn sonst hätten wir ziemlich sicher noch einige Zeit mit diesem suboptimalen Verfahren gelebt. Das führte dazu, dass sich meine Gedanken wieder auf die Lösung fokusieren konnten. Und dann habe ich - gemeinsam mit meinem Kundenansprechpartner - innerhalb sehr kurzer Zeit, das gewählte Verfahren so verändert, dass die Daten der Betroffenen jetzt geschützt sind, wie es sich gehört.

Meine Antwort an den Betroffenen enthielt dann auch - neben der reinen Mitteilung über die Verfahrensänderung - ein Dankeschön, dass er uns auf diesen Missstand aufmerksam gemacht hat und wir so den Datenschutz des Kunden weiterentwickeln konnten.

Fazit: Anstelle der befürchteten Kritik an meinem bisherigen Job gab es ein zweifaches Lob - sowohl vom Betroffenen als auch von meinem Kunden!

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Einladung zum 2. -Stammtisch 2014

Für den zweiten -Stammtisch 2014 ist neben dem Termin nun auch der Ort festgelegt. Wir treffen uns

am Donnerstag, 5. Juni 2014
ab 19 Uhr
im Küferstüble in Bietigheim

Auf der Stammtisch-Seite könnt Ihr Euch gerne dazu anmelden. Spontan und ohne Anmeldung kommen ist natürlich auch erlaubt, es kann dann allerdings sein, dass der Platz nicht optimal vorbereitet ist.

Auf die interessanten Begegnungen und schönen Gespräche am 5. Juni im Küferstüble freue ich mich heute schon!

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weitere Erfolge seit dem letzten Durchstarter

Datenschutz

Erarbeitung schriftliche Vereinbarungen für verschiedene Kunden
Aufforderung zur Angebotsabgabe Datenschutzbeauftragte

Webmasterin / Internetprojekte

Fertigstellung Relaunch einer bestehenden Webseite, Start Providerwechsel
weitere Webseite für Bestandskunden
Entscheidung aller Details für die Veröffentlichung des ebooks "1 Jahr und 1 Tag"